Proyecto SIGDA. SIstema de Gestión de Documentos y Archivos

La situación de la documentación producida por la Diputación caracterizada, por un aumento espectacular del volumen de documentos, la diversificación de soportes y la implantación de aplicaciones informáticas de gestión electrónica de documentos, hacía en 1999, cuando se presento la primera propuesta, irrenunciable abarcar de forma global un proyecto que integre documentos y archivos garantizando así, la adecuada gestión, conservación , utilización y difusión de los mismos, en cumplimiento de la Legislación vigente:

En líneas generales se observaba:

• Acumulación indebida de documentos en sótanos, oficinas, pasillos, etc.
• Sustracción, extravío o pérdida total de volúmenes considerables de documentos .
• Aplicaciones informáticas: Registro General, contabilidad ; Diseño gráfico, etc inconexas entre si y en las que no siempre ofrecen garantías de confidencialidad integridad , perdurabilidad y conservación de dichos documentos.
• Duplicación de documentos en soporte papel y electrónico.
• Perdida de documentos e información por la obsolescencia de los software y hardware informáticos.
• Carencia de definición de archivos de gestión y centrales que absorban la producción documental y la canalicen dentro del sistema.
• Desconfianza en la transferencia al archivo de documentos de forma periódica y de acuerdo a las normas elaboradas por el mismo.
• Falta de normas técnicas e instrumentos legales para sistematizar los procesos archivísticos en. el tratamiento de la documentación.

Objetivos del SIGDA. SIstema de Gestión de Documentos y Archivos

• Normalizar el tratamiento de los documentos administrativos en todos sus aspectos: Clasificación y codificación uniforme; descripción; soportes; conservación utilización, etc, así como la racionalización de los procesos documentales.
• Articular el flujo de la documentación desde su gestión a su conservación permanente o eliminación, a través de un proceso de transferencias periódicas y calendarios de transferencias.
• Racionalizar criterios de conservación permanente de documentos a través de la evaluación de los mismos para determinar sus valores y por tanto su ciclo vital.
• Establecimiento de una red de archivos administrativos, centrales/intermedios e histórico que soporten y garanticen el tratamiento, conservación y el servicio de los documentos.
• Optimizar el acceso y uso de los registros y archivos administrativos tanto a los usuarios internos como a los ciudadanos.

Ambito de Aplicación

Todos los documentos , en cualquier soporte físico, producidos por:

• a) La Administración de la Diputación Provincial y sus organismos autónomos.
• b) Las Empresas Públicas de la Diputación Provincial, sociedades mercantiles.
• c) Consorcios de capital mayoritario y Patronatos Provinciales. Se determinará la posibilidad de integrarlos ,en función de lo que se acuerde por las instituciones participantes.

Elementos Básicos del SIGDA. SIstema de Gestión de Documentos y Archivos

• Elaboración e Implantación de un Cuadro de Clasificación de documentos que sirva de instrumento de aplicación general .El archivo cuenta actualmente con un cuadro de clasificación que puede comenzar a implantarse a modo de experimentación.
• Aprobación de Tablas de evaluación de documentos: criterios de conservación o eliminación de documentos.
- Calendarios de transferencias a los archivos.
• Integración de las aplicaciones de gestión electrónica de documentos al sistema.
• Análisis , definición y creación de los archivos administrativos (de gestión y centrales) necesarios.
• Creación de la Comisión Calificadora de documentos.
• Aprobación de las normas de Transferencia de documentos al archivo del sistema correspondiente. Dichas normas están elaboradas e informadas favorablemente por la asesoría jurídica, listas para su aprobación.
• Aprobación de Normas de acceso y utilización de los archivos. Dichas normas han sido elaboradas y han sido remitidas a Asesoría Jurídica para su informe.
• Programa informático de gestión de Archivos Estudio de viabilidad para su implantación en el resto de los archivos del sistema.
• Formación directa y continuada del personal destinado a los archivos de gestión a través de los cursos de formación que organiza el Area de Recursos Humanos.