Gestión documental

El Pleno de la Diputación Provincial celebrado el 22 de diciembre de 2000, a propuesta del servicio de Archivo. aprobó la implantación de un sistema de gestión de documentos y archivos que denominamos [SIGDA]

El proyecto SIGDA tiene como objetivo, racionalizar el tratamiento y la gestión de documentos a fin de implantar un sistema normativo y técnico y una red de archivos que faciliten la gestión administrativa y garanticen una correcta conservación de los documentos, en cualquier soporte y de cualquier fecha, sirviendo así de testimonio de gestión y garantía de derechos y deberes de la propia Diputación y de los ciudadanos en general.

A medio y largo plazo el sistema persigue que estas normas y redes, sirvan para configurar el Patrimonio Documental de la Diputación constituido por todos los documentos que genera, mas allá del fin para el que son generados y puedan actuar como testigos de la memoria colectiva, y como fuentes de investigación y conocimiento científico e histórico.

El sistema tal como fue aprobado incluye:

“Autorizar la realización de todas aquellas gestiones que permitan llevar a cabo la implantación del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos para la Diputación Provincial”:

• Elaboración e implantación de un Cuadro de Clasificación de documentos
• Aprobación de Normas de Transferencia de documentos
• Normas de acceso y utilización
• Implantación de programa informático de gestión de archivos
• Formación directa y continua del personal
• Análisis y Definición de archivos administrativos
• Integración de aplicaciones de gestión electrónica de documentos
• Creación de la Comisión Calificadora de documentos
• Aprobación de tablas de evaluación

El ámbito de aplicación comprende todas las unidades administrativas, centros, sociedades mercantiles, empresas públicas y organismos autónomos y patronatos, o cualesquier otras formas de gestión utilizada por la Diputación Provincial para la gestión de sus fines y competencias.

“El Archivo Provincial de la Excelentísima Diputación de Málaga estará estructurado e integrado funcionalmente por los siguientes órganos y unidades administrativas”:

• a) Archivos administrativos (de gestión y/o centrales) que existan o se creen en las distintas áreas, servicios, centros, organismos y empresas públicas.
• b) Archivo General ( Central-Intermedio e Histórico) que recibirá y custodiará las transferencias de documentos desde los archivos de gestión y/o centrales, donde se conservará y difundirá el Patrimonio Documental de la Excelentísima Diputación.